Arbeiten im OAV

Ab sofort suchen wir in befristeter Elternzeitvertretung eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für die OAV-Geschäftsstelle in Hamburg.

Aufgaben

• Unterstützung in organisatorischen und administrativen Arbeiten der Geschäftsführung und der OAV-Geschäftsstelle
• Koordination sowie Vor- und Nachbereitung der Korrespondenz sowie Termine der Geschäftsführung
• Recherche und Aufbereitung von Informationen für Briefing-Unterlagen
• Organisation und Management des Empfangssekretariats
• Unterstützung bei Ausschreibungen, Reise- und Veranstaltungsplanung
• Unterstützung der Personalverwaltung / Buchhaltung
• Reise- und Spesenabrechnung: Überprüfung der Einhaltung der firmeninternen Richtlinien
• Erledigung von eigenständigen Kurzprojekten und Arbeiten nach Anweisung der Geschäftsleitung

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Team-/Geschäftsführungsassistenz und/oder Sekretariat
• Gute Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit den MS Office-Programmen (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint), idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen (z.B. SalesForce oder SuperOffice)
• Sie meistern Aufgaben auch unter Zeitdruck souverän und zielorientiert
• Sie haben Freude am Strukturieren, Organisieren, Planen und idealerweise erste Erfahrungen in internationaler Projektarbeit
• Selbstständige Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit zeichnen Sie aus
• Fließende Deutschkenntnisse (muttersprachliches Niveau) und sehr gute Englischkenntnisse
• Interesse an Veranstaltungsorganisation und Delegationsbetreuung sowie an der Region Asien und an der Arbeit mit verschiedensten Vertretern von Unternehmen, Ministerien, Botschaften und Wirtschaftsverbänden
• Sie sind freundlich, pflichtbewusst und kommunikationsstark

Was Sie erwartet:

• Spannende internationale Tätigkeit in einem motivierten und kollegialen Team
• Ein Büro im Herzen Hamburgs
• Hohe persönliche Entwicklungs- und Entfaltungsmöglichkeiten bei einer flachen Hierarchie
• Spannendes interdisziplinäres Umfeld der führenden deutschen Asienwirtschaft
• Umfeld, im dem offenes Feedback und Umgang auf Augenhöhe wertgeschätzt wird
• Flexibles Arbeitsmodell (Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
• Regelmäßige Teambuilding-Events und Workshops

Auch wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie alle Anforderungen zu 100 Prozent erfüllen, lernen wir Sie gerne kennen und freuen uns über Ihre Bewerbung.

Über uns:

Gegründet 1900, ist der OAV nicht nur der älteste Länderverein Deutschlands, sondern deckt mit Asien-Pazifik die heute dynamischste Wirtschaftsregion, in der rund 60% der Weltbevölkerung leben, ab. Der OAV ist das Netzwerk der deutschen Asienwirtschaft mit über 800 Mitgliedern aus Industrie, Handel, Finanzwirtschaft, Dienstleistungen und Institutionen. Im Zentrum unserer Aktivitäten steht der Austausch zu politischen, sozialen, rechtlichen und wirtschaftlichen Entwicklungen in der asiatisch-pazifischen Region und zu praxisrelevanten Themen deutscher Unternehmen. Aktives Engagement zu kulturellen, entwicklungspolitischen und Nachhaltigkeitsthemen runden unsere Aktivitäten ab.

Mitglieder finden bei uns Unterstützung rund um ihr Asiengeschäft: Von strategischen Fragen des Markteinstiegs und der Geschäftsentwicklung hin zu Hintergrundanalysen und Kontakte beispielsweise durch Delegationsreisen, Länderausschüsse, Online-Seminare etc. Der OAV liefert unabhängige Informationen und Bewertungen und unterstützt seine Mitglieder bei der Vernetzung mit wichtigen Akteuren und Entscheidern.

Wenn Sie an dieser abwechslungsreichen Aufgabe interessiert sind und an der Weiterentwicklung der 120-jährigen Erfolgsgeschichte des OAV mitwirken möchten, freuen wir uns über Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung.

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf & Zeugnisse) mit Angabe von Gehaltsvorstellung und frühestmöglichen Einstiegstermins an bewerbung@oav.de.

Bewerbungsschluss: 20. August 2021
 

Ansprechpartner
Felix Rust
rust@oav.de | Tel.: 040 / 35 75 59-50

Ab sofort suchen wir eine*n Mitarbeiter*in für Buchhaltung, Finanzen und Personal (m/w/d) für die OAV-Geschäftsstelle in Hamburg (je nach Profil in Teil- oder Vollzeit).

Ihre Aufgaben:

• Buchhaltung
  • Kreditorenmanagement, Debitorenmanagement, Rechnungswesen mit DATEV
  • Erstellen, Bearbeiten und Verbuchen von Rechnungen sowie Mahnwesen und prüfungssichere Dokumentation
  • Erstellung der Haushaltspläne und Jahresabschlüsse sowohl für den OAV als auch internationaler Projekte, die u.a. aus öffentlichen Mitteln finanziert werden
  • Prüfung, Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle
  • Erstellen von Quartalsberichten und Reports, Auskunft zu Budgetfragen bis hin zur finanziellen Bewertung möglicher alternativer Rechtsformen
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büromanagement, einschließlich Kontakt zum Vermieter, Wartungs­verträge, Führen der Bürokasse etc.

• Personal
  • Meldung monatlicher Änderungen an das externe Lohnbüro für die Lohn- und Gehalts­abrechnung des 15-köpfigen Teams (Krankheitstage, neue/ausscheidende Mitarbeiter*innen etc.)
  • Erstellung interner Richtlinien z.B. bzgl. Corona-Auflagen, Homeoffice/mobiles Arbeiten, Reiserichtlinien, internationale Entsendungsverträge etc.
  • Unterstützung des Teams bei Fragen zu personellen sowie arbeits- und steuerrechtlichen Themen
  • Erstellung von Stellenangeboten, Koordination des Recruiting- und Auswahlprozesses bis hin zur Vertragsgestaltung und zum Onboarding
  • Personaladministrative Tätigkeiten wie Zeugnisausstellung, Vertragsänderungen und sonstige personalrelevante Dokumente
  • Mithilfe bei Neugestaltung des Arbeitsumfeldes in Bezug auf Digitalisierung und Planung von regelmäßigen Team-Events und Fortbildungen

Ihr Profil:

• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Buchhaltung und/oder im Personalwesen
• Fundierte Kenntnisse in DATEV
• Guter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (insbesondere Excel)
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Engagement 
• Analytische Fähigkeiten und lösungsorientiertes Denken
• Selbstständiges und proaktives Arbeiten
• Empathie und Initiative zum Erhalt und stetigen Verbesserung des Teamgeistes

Was Sie erwartet:

• Spannende Tätigkeit in einem motivierten und kollegialen Team
• Ein Büro im Herzen Hamburgs
• Persönliche Entwicklungs- und Entfaltungsmöglichkeiten bei einer flachen Hierarchie
• Umfeld, in dem offenes Feedback und Umgang auf Augenhöhe wertgeschätzt wird
• Sofortiger Start in Teilzeit (mind. 20 Std./Wo.) und flexible Arbeitszeiten möglich
• Einarbeitung durch bisherigen Buchhalter und Steuerberater
• Einblick in spannende Arbeitsbereiche (z.B. Young Leaders, Veranstaltungen zu aktuellen Themen der Region Asien-Pazifik, Jubiläumskonzert in der Elbphilharmonie, jährliches Ostasiatisches Liebesmahl mit hochrangigen Vertretern aus Wirtschaft, Politik und Diplomatie)
• Erfolgsbeteiligung in Form einer Bonuszahlung
• Unbefristete Festanstellung nach Probezeit möglich

Über uns:

Gegründet 1900, ist der OAV nicht nur der älteste Länderverein Deutschlands, sondern deckt mit Asien-Pazifik die heute dynamischste Wirtschaftsregion, in der rund 60% der Weltbevölkerung leben, ab. Der OAV ist das Netzwerk der deutschen Asienwirtschaft mit über 800 Mitgliedern aus Industrie, Handel, Finanzwirtschaft, Dienstleistungen und Institutionen. Im Zentrum unserer Aktivitäten steht der Austausch zu politischen, sozialen, rechtlichen und wirtschaftlichen Entwicklungen in der asiatisch-pazifischen Region und zu praxisrelevanten Themen deutscher Unternehmen. Aktives Engagement zu kulturellen, entwicklungspolitischen und Nachhaltigkeitsthemen runden unsere Aktivitäten ab.

Mitglieder finden bei uns Unterstützung rund um ihr Asiengeschäft: Von strategischen Fragen des Markteinstiegs und der Geschäftsentwicklung hin zu Hintergrundanalysen und Kontakte beispielsweise durch Delegationsreisen, Länderausschüsse, Online-Seminare etc. Der OAV liefert unabhängige Informationen und Bewertungen und unterstützt seine Mitglieder bei der Vernetzung mit wichtigen Akteuren und Entscheidern.

Wenn Sie an dieser abwechslungsreichen Aufgabe interessiert sind und an der Weiterentwicklung der 120-jährigen Erfolgsgeschichte des OAV mitwirken möchten, freuen wir uns über Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung.

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf & Zeugnisse) mit Angabe von Gehaltsvorstellung und frühestmöglichen Einstiegstermins an bewerbung@oav.de.
 

Bewerbungsschluss: 20. August 2021
 

Ansprechpartner
Felix Rust
rust@oav.de | Tel.: 040 / 35 75 59-12

Für unsere Länderbereiche suchen wir regelmäßig eine/n Praktikant/in für einen Zeitraum von 3-6 Monaten in unserem Büro in Hamburg. Sie erhalten während Ihres Praktikums Einblicke in die Aktivitäten deutscher Unternehmen in der Region Asien-Pazifik und sind als Mitglied unseres Teams in die verschiedenen Aufgabenfelder des OAV eingebunden, wobei Sie auf die professionelle Expertise unserer Mitarbeiter zurückgreifen können. Für folgende Länderbereiche können Sie sich bewerben: China/Mongolei, Japan/Korea/Südpazifik, ASEAN, Südasien

Was Sie erwartet:

• inhaltliche Unterstützung des Regionalmanagers und themenspezifische Mitarbeit in der Regionalbetreuung
• Mitarbeit bei der Veranstaltungsorganisation sowie Rechercheaufgaben
• breites Netzwerk aus deutschen Unternehmen in der Zielregion
• junges und dynamisches Arbeitsumfeld
• persönliche Betreuung durch den Regionalmanager

Was wir von Ihnen erwarten:

• Student/in der Asienwissenschaften, International Management, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbare Studiengänge
• erste Erfahrungen in Projektmanagement, Partner- und Netzwerkakquise
• Verständnis für wirtschaftspolitische Zusammenhänge und Bereitschaft zum Umgang mit Kennzahlen und Statistiken
• strategische und analytische Fähigkeiten
• Interesse an den wirtschaftlichen und politischen Entwicklungen in der Asien-Pazifik Region
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Interesse an interkultureller Kooperation
• Sie sind für einen Zeitraum von 3-6 Monaten für ein Praktikum verfügbar.

Voraussetzung für das Praktikum ist die Immatrikulation an einer Hochschule. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung, Prüfungsordnung sowie ggf. eine gültige Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis bei. Vergütung nach Vereinbarung.